Hinweise zur DSGVO
Hinweise zur Datenverarbeitung
zur Erfüllung der Informationspflichten aus Art. 13 und 14 DSGVO
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
ÖCHER PLATT e. V.
Karlsgraben 11
52064 Aachen
Fon: 0241 90067121
E-Mail: schatzmeisterin@oecher-platt.de
Vereinsregister und -nummer
Amtsgericht Aachen, Vereinsregister Nr. 932
Vorstand: Dr. Manfred Birmans (+), Dr. Karl Allgaier, Claire Müller, Ulrich Wollgarten, Dieter Landskron
2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten von Vereinsmitgliedern sowie Art, Zweck und deren Verwendung
a) Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der ÖCHER PLATT e. V. die nachfolgend aufgelisteten personenbezoge-nen Daten auf:
• Vor- und Zuname
• Titel
• Anschrift(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Datum des Vereinsbeitritts
Die personenbezogenen Daten jedes Vereinsmitgliedes werden in einem privaten EDV-System der Schatzmeisterin gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO.
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um Sie als unser Vereinsmitglied identifizieren zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen, inkl. der Übersendung der Vereinszeitschrift, von Einladungen zu Veranstaltungen und Mitgliederversammlungen;
• um Ehrungen und Auszeichnungen vornehmen zu können;
• um Kartenbestellungen für vereinseigene Veranstaltungen abwickeln zu können;
b) Sonstige Informationen über Vereinsmitglieder sowie Informationen über Nichtmitglieder werden vom ÖCHER PLATT e.V. intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verar-beitung entgegensteht. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO im be-rechtigten Interesse des Vereins und seiner Mitglieder an der Förderung eines satzungsgemäßen Vereinslebens und der Vereinszwecke sowie der Innen- und Außendarstellung des Vereins.
c) Beim Austritt von Vereinsmitgliedern werden Vor- und Zuname, Ein- und Austrittsdatum zu Chronikzwecken ar-chiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete und organisatorische Maßnahmen von der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu Vereinszwecken verwendet werden. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO im Rahmen der in Abs. b) genannten berechtigten Interessen des Vereins.
d) Die Übrigen, insbesondere die für die Beitragsverwaltung notwendigen Daten, werden gelöscht, sobald diese zur Abwicklung der Vereinsmitgliedschaft nicht mehr benötigt werden, es sei denn, dass der ÖCHER PLATTe.V. nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Do-kumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder das Mitglied in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt hat.
3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten von Dritten
Die Verarbeitung von Daten von anderen Personen als Vereinsmitgliedern (bspw. Gästen, Sponsoren, Kunden, Lieferanten, etc.) erfolgt zur Durchführung der mit diesen bestehenden Vertragsverhältnisse auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Soweit die Datenverarbeitung über das zur Durchführung des Vertragsverhältnisses Erforderliche hinausgeht, erfolgt sie gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO im berechtigten Interesse des Vereins und seiner Mitglieder an der Förderung eines satzungsgemäßen Vereinslebens und der Vereinszwecke sowie der Innen- und Außendarstellung des Vereins. Soweit der Verein Daten für die Eigenwerbung und die Werbung Dritter verwendet, liegt das berechtigte Interesse des Vereins in der Finanzierung des Vereins zur Durchführung der Vereinszwecke.
4. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
Daten von Vereinsmitgliedern werden nur an Mitglieder des Vorstandes ausgehändigt, die im ÖCHER PLATT e.V. nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.
5. Bild- und Tonaufnahmen auf Veranstaltungen
Im Zusammenhang mit öffentlichen Veranstaltungen des Vereins und Mitgliederversammlungen erstellt (bzw. lässt erstellen) und veröffentlicht (bzw. lässt veröffentlichen) der ÖCHER PLATT e. V. Fotos und Video-Aufnahmen der jeweiligen Veranstaltung sowie einen Bericht darüber auf seiner Homepage, in vereinseigenen Publikationen oder sozialen Medien. Des Weiteren übermittelt der ÖCHER PLATT e.V. ggf. Fotos und Video-Aufnahmen nebst Bericht an Zeitungen und Online-Medien.
Fotos und Video-Aufnahmen einzelner Personen werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Jedoch ist davon auszugehen, dass Mitglieder auf den Fotos und Video-Aufnahmen erkennbar sind. Soweit die Untertexte zu Fotos und Video- Aufnahmen oder die Berichte auf bestimmte Teilnehmer an der Veranstaltung hinweisen, werden dabei allenfalls Vor- und Zuname, Vereinszugehörigkeit sowie Funktion und Aufgabe im Verein veröffentlicht/übermittelt. Diese dient der Öffentlichkeitsarbeit und der Außendarstellung des Vereins, ohne die er seine Satzungszwecke nicht erfüllen kann. Die Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung/Übermittlung der vorgenannten Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO im Rahmen der in Ziff. 2. b) genannten berechtigten Interessen des ÖCHER PLATT e.V..
6. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art.16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art.21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder unseres Vereinssitzes wenden. Es steht bspw. die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Nordrhein-Westfalen unter https://ldi.nrw.de für Beschwerden zur Verfügung.
7. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art.21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an: schatzmeisterin@oecher-platt.de
